Organiser un événement

Organisation d'évènements

Lorsque vous organisez un événement, il est bon de savoir que vous engagez toujours votre responsabilité et que des démarches administratives doivent être entreprises et des règlementations respectées. Il existe un règlement de police régissant l'ensemble de la zone de Gaume dont une copie est disponible au téléchargement ci-dessous. L’organisation de tout événement est, sur base dudit règlement, soumis à déclaration ou autorisation du Bourgmestre (voir schéma).

1° Vous souhaitez organiser un évènement sur le territoire de la commune de Virton ? Veuillez remplir le formulaire de déclaration d’événement et le renvoyer à l’adresse manifestations@virton.be ainsi que virton@virton.be.

Les délais à respecter pour la déclaration d’un événement sont les suivants :

• Au MINIMUM 60 jours avant l’évènement ;
• Si l’événement se déroule sur 3 jours ou plus et recense 1000 personnes ou plus, au MINIMUM 90 jours avant l’événement.

Dans le cadre d’événements plus conséquents, un dossier de sécurité devra être complété afin d’être analysé par le service communal en charge de la planification d'urgence ainsi que, selon cette première analyse, par les services tels que la Police (D3), la Zone de secours Luxembourg (D1 - pompiers) et/ou la Commission d'Aide Médicale Urgente (D2 - COAMU).

Ce dossier pourra reprendre, notamment :

• Une carte reprenant les routes fermées ou les réductions de vitesse demandées réalisée via google maps ;
• Un Crashmap, si l’événement se déroule sur la voie publique ;
• Un parcours exact lors d’un cortège utilisant une carte google maps ;
• Les missions conférées aux sociétés de sécurité ou de santé ;
• Un programme détaillé de l’événement ;
• Tout autre document utile.

2° Votre événement implique des modifications en termes de circulation, de stationnement et/ou de vitesse autorisée ? Veuillez remplir le formulaire de demande d’arrêté de police et le renvoyer à l’adresse manifestations@virton.be en même temps que le formulaire de déclaration d'événement.

3° Votre évènement se déroule dans les bois ou en partie dans ceux-ci ? Veuillez remplir le formulaire DNF et le renvoyer à l’adresse virton.cantonnement.dnf.dgarne@spw.wallonie.be.

4° Vous ne faites que passer sur le territoire de la commune de Virton ? Veuillez remplir le formulaire évènement et le renvoyer à l’adresse manifestations@virton.be.

5° Vous avez besoin de matériel ? Veuillez remplir la demande de prêt de matériel et la renvoyer à l’adresse travaux@virton.be.

6° Vous souhaitez placer des affiches publicitaires pour votre évènement sur la commune de Virton ? Merci de le spécifier dans votre mail par lequel vous transmettez le formulaire de déclaration d’événement.

7° Vous souhaitez faire votre évènement sur le site du Champ de foire à Ethe (payant) ou au Kiosque de Saint-Mard ou Virton (gratuit) ou dans une salle d'une des écoles communales (Bleid, Ruette, Chenois) ? Veuillez envoyer votre demande de mise à disposition à l’adresse patrimoine@virton.be.

8° Vous souhaitez savoir si pouvez bénéficier d’un subside ? Veuillez envoyer votre demande à l’adresse culture@virton.be.

9° Vous aimeriez laisser l’éclairage public allumé le temps de votre évènement ? Veuillez envoyer votre demande à l’adresse virton@virton.be.

En tant qu'organisateur, vous êtes tenu de respecter :

• Le Règlement Général de Police (RGP) adopté par le Conseil communal le 24 janvier 2022 notamment les articles 6, 32 à 37, 64 et 68 ;
• Le memento des règles de sécurité concernant les événements récréatifs, édité par la Zone de Secours du Luxembourg, version 2023 ;
• Les autres consignes d'organismes officiels tels que la Zone de secours du Luxembourg, l'AFSCA, la SABAM, etc.

Petit lexique pour vous aider à remplir votre déclaration :

Evénement en plein air : Se dit d’un événement qui est organisé sur la voie publique ou dans un endroit non couvert et non clos.

Evénement en lieu clos : Se dit d’un événement qui est organisé dans un lieu fermé et couvert tel qu’un bâtiment ou un espace assimilé (halle, chapiteau, etc.)

Evénement privé : se dit d’un événement où le public n’est pas admis indistinctement, dont l’entrée est liée à une invitation personnelle. L’organisateur doit pouvoir établir un lien personnel et individuel avec les personnes présentes.

Evénement public : se dit d’un événement qui est librement accessible au public, gratuitement ou non (ex : bal, concert, marché, brocante, carnaval, etc.).

Impact sur le domaine public : un impact est observé lorsqu’il y entraînement potentiellement d’une situation de danger sur le domaine public (chaussée ou trottoir partiellement ou totalement occupés, utilisation d’un parc, etc.

Domaine public : voie publique ainsi que les lieux publics avoisinants qui sont librement accessibles et terrains ouverts donnant sur la voie publique (parkings, places, parc publics, etc.)

Voie publique : Espace public ouvert à la circulation comme une route, rue, chemin, etc. La chaussée, l’accotement de plein pied, la piste cyclable, et le trottoir en font partie intégrante.

Besoin d'aide ?

Si vous cherchez des précisions quant au vocabulaire utilisé dans le cadre de ce formulaire, sachez qu’un FAQ est disponible sur le site de la province.

Si vous avez malgré tout encore besoin de précisions, n’hésitez pas à :

• consulter le guide "J'organise un évènement" disponible ci-dessous 
• contacter le service de planification d’urgence de la Ville (page web ou julien.biver@virton.be) qui n’hésitera pas à vous venir en aide.

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