Organiser un événement

Organisation d'évènements

Exemples :

• bal des Rhétos
• mariage
• allure libre, bal sous chapiteau, barbecue de quartier
• soirée blind test

Evènement non accessible au public : évènement dont l’entrée est liée à une invitation et pour lequel aucune publicité ne peut être faite. L’organisateur doit pouvoir justifier d’un lien personnel et individuel avec ses invités (ex : mariage, anniversaire, réunion familiale, …).

Evènement accessible au public : évènement où l’organisateur peut réclamer un droit d’entrée et réaliser de la publicité. Il n’y a aucun lien personnel et individuel entre l’organisateur et le public (ex : bal, concert, marché, brocante, carnaval, …).

Lorsque vous organisez un événement, il est bon de savoir que vous engagez toujours votre responsabilité et que des démarches administratives doivent être entreprises et des règlementations respectées. Il existe un règlement de police régissant l'ensemble de la zone de Gaume. L’organisation de tout événement est, sur base dudit règlement, soumis à déclaration ou autorisation du Bourgmestre (voir schéma).

Toute déclaration écrite ou demande d'autorisation doit être effectuée à travers le dossier de sécurité complété à faire parvenir à l'Administration communale de Virton 60 jours avant l'événement.

Le dossier de sécurité complété sera analysé par les services communaux en charge de la planification d'urgence ainsi que, selon cette première analyse, par les services tels que la Police, la Zone de secours Luxembourg (pompiers) et/ou la Commission d'Aide Médicale Urgente (COAMU).

1° Vous souhaitez organiser un évènement sur le territoire de la commune de Virton ? Veuillez remplir le dossier sécurité et le renvoyer à l’adresse manifestations@virton.be.

Délai de transmission du dossier :

• au moins 60 jours avant l’évènement ;
• et au moins 90 jours avant l’événement si ce dernier se déroule sur 3 jours ou plus et recense 1000 personnes ou plus.

En cas d’évènement se déroulant sur la voie publique, nous vous demandons également d’envoyer une crashmap, c’est-à-dire un plan détaillé du site de l’évènement, en même temps que le dossier sécurité. Vous pouvez y indiquer notamment où se situe le chapiteau, l’implantation des stands, le parcours d’une marche, …

Un plan de voirie (ex sur maps) devra également nous être envoyé notamment pour indiquer les routes fermées, interdiction de stationnement, tracé d’une balade ou d’une course cycliste, …

2° Votre évènement se déroule dans les bois ou en partie dans ceux-ci ? Veuillez remplir le formulaire DNF et le renvoyer à l’adresse virton.cantonnement.dnf.dgarne@spw.wallonie.be.

3° Votre événement implique des modifications en termes de circulation, de stationnement et/ou de vitesse autorisée ? Veuillez remplir le formulaire de demande d’arrêté de police et le renvoyer à l’adresse manifestations@virton.be en même temps que le dossier sécurité.

4° Vous ne faites que passer sur le territoire de la commune de Virton ? Veuillez remplir le formulaire évènement  et le renvoyer à l’adresse manifestations@virton.be.

5° Vous avez besoin de matériel ? Veuillez remplir la demande de prêt de matériel et la renvoyer à l’adresse travaux@virton.be.

6° Vous souhaitez placer des affiches publicitaires pour votre évènement sur la commune de Virton ? Merci de le spécifier dans votre mail par lequel vous transmettez le dossier sécurité.

7° Vous souhaitez faire votre évènement sur le site du Champ de foire à Ethe (payant) ou au Kiosque de Saint-Mard ou Virton (gratuit) ? Veuillez envoyer votre demande de mise à disposition à l’adresse patrimoine@virton.be.

8° Vous souhaitez savoir si pouvez bénéficier d’un subside ? Veuillez envoyer votre demande à l’adresse culture@virton.be.

9° Vous aimeriez laisser l’éclairage public allumé le temps de votre évènement ? Veuillez envoyer votre demande à l’adresse virton@virton.be.

En tant qu'organisateur, vous êtes tenu de respecter :

• Le Règlement Général de Police (RGP) adopté par le Conseil communal le 24 janvier 2022 notamment les articles 6, 32 à 37, 64 et 68 ;
• Le memento des règles de sécurité concernant les événements récréatifs, édité par la Zone de Secours du Luxembourg, version 2017 ;
• Les autres consignes d'organismes officiels tels que la Zone de secours du Luxembourg, l'AFSCA, la SABAM, etc.